Как мы описываем бизнес-процессы?

Теперь расскажем как формируются, описываются и автоматизируются процессы у нас в компании.

Первым делом, мы начинаем с четкого определения целей для каждого проекта или задачи. Цели могут варьироваться в зависимости от потребностей компании.

В нашем же примере у нас цели это:

• Выручка компании

Мы стремимся к увеличению объема продаж и разработке инновационных продуктов или услуг, которые будут пользоваться спросом на рынке.

• Маржинальность студии

Также фокусируемся на повышении эффективности нашего производства и управления ресурсами, чтобы обеспечить прибыльность проектов.

• Уровень качества работы

Достижение высокого уровня качества в каждом проекте, чтобы удовлетворить потребности наших клиентов и укрепить нашу репутацию на рынке.

Определение этих целей помогает нам иметь четкое представление о работе всех отделов и команд внутри компании.

После, мы проводим анализ текущей ситуации, чтобы понять, какие процессы уже существуют и какие улучшения можно внести.
Также выявляем проблемные моменты или узкие места.

Для этого мы используем различные методы, такие как: сбор данных, интервью с сотрудниками и применение инструментов бизнес-анализа, чтобы получить полное представление о текущей ситуации.

На основе анализа мы приступаем к разработке новых процессов. Делая упор, на оптимизации текущих процедур и создание новых методов работы, которые помогут нам достичь поставленных целей.

При разработке учитывается мнение и предложения наших сотрудников, которые имеют непосредственное представление о реалиях работы в «полях».

Как только мы разработали новые процессы, мы начинаем интегрировать их в рамках тестирования. Этот позволяет нам оценить эффективность и надежность новых процедур перед полным внедрением.
Мы устанавливаем срок в две недели для проверки и анализа результатов.

Например:
Одним из наших достижений было улучшение внутренней кодовой базы, что привело к ускорению и повышению качества реализации проектов для клиентов. Мы проанализировали выполнение задач в рамках спринтов на разных проектах с разными командами, и это показало улучшение и ускорение работы.

После успешного тестирования мы визуализируем и включаем процесс в рабочий поток.

Этот шаг является важным в нашей работе, поскольку он позволяет наглядно представить последовательность и взаимосвязи между задачами и этапами проекта.
Для верхнеуровневого описания мы используем сервис draw.io для визуализации процессов. Этот инструмент позволяет нам создавать понятные и наглядные диаграммы и схемы процессов. С помощью него, мы смогли визуализировать нашу собственную модель работы бизнес-процессов.
Что помогает нам ясно представить модель работы всей команде и обеспечивать согласованность и эффективность в нашей работе.

Для примера можно привести услугу агрегации требований:

По данной диаграмме мы видим, как каждый отдел должен работать и взаимодействовать вплоть до завершения проекта. Что позволяет понять, помогает нам понять, какие задачи выполняются каждым отделом, какие этапы проекта проходят и как они взаимосвязаны.

Один из ключевых моментов в нашем подходе — это автоматизация процессов.
Мы стремимся улучшить эффективность и точность выполнения задач, используя современные инструменты и технологии.

В CRM у нас реализовано 5 воронок на каждый этап работы с Заказчиком. Наша цель — Заказчик на всю жизнь. На каждом этапе воронки настроены определенные триггеры, например: постановка задачи «Принятие проекта в работу» или отправка приветственного письма. Каждая задача, в свою очередь, включает в себя чек-лист, чтобы исполнитель не забыл что-то важное.

Воронки:

Пример одной из задач

Этот процесс мы выстраиваем для того, чтобы наша команда могла автоматически выполнять определенные задачи и держать фокус на более важные задачи.

Также еще одним ярким примером, можно привести учитывание времени сотрудников, чтобы понимать, сколько сотрудник фактически отработал часы.

Выглядит это примерно так: