Как понять что нужна автоматизация и оценить её пользу?

Автоматизация — это замена ручного труда. Если чуть сложнее, то это интеграция технологических решений для упрощения и ускорения рабочих процессов. ВАЖНО, что это не “таблетка от всех болезней”. И ВАЖНО, что это не десяток красивых графиков, которые вдруг начали показывать циферки.

Например, если вы раньше считали на счётах, а теперь пересели на калькулятор или того хуже Excel, то вы автоматизировали простейшие математические процессы. Если еще и формул добавили, то у вас уже “зародыш” будущей ИС (информационной системы). А если еще и график вывели, то почти интегратор)

Или раньше была лестница, затем поставили эскалатор, после лифт, а потом еще и связали все эти лифты в одно приложение, чтобы обслуживающий его Игорь, все по пунктикам делал и не когда захочет, а когда лифту надо.

Думаю, что это уже понятно. Но, хочу обратить внимание, что даже простейшие примеры приведены итерационно (последовательно). Не так, что сначала лестница, а затем резко “Матрица”. Указываю это, потому что чаще вопроса “а сколько стоит?”, мы слышим только “а можно автоматизировать сразу всю компанию?”.

И чтобы окончательно закрепить:
«Автоматизация эффективных операций увеличивает эффективность, автоматизация неэффективных операций увеличивает неэффективность». — Билл Гейтс

Собственно, переходим к практике.

Сначала поймем, как собрать список задач для автоматизации: Начните с аудита текущих процессов. Помните, что любой процесс состоит из 5 блоков:

• Цель — какой результат процесса?
• Шаги — как достигаем этого результата?
• Участники — какие роли нужны для достижения результата?
• Инструменты — что используем, чтобы достичь результата?
• Метрики — как понимаем, что мы на верном пути?

После, выявите задачи, которые:

• Требуют значительного времени и ресурсов;
• Часто повторяются;
• Имеют высокий риск ошибок из-за человеческого фактора.

Затем, подсчитайте, сколько времени и ресурсов уходит на выполнение этих задач вручную. Это поможет понять потенциальную экономию от автоматизации.
Проанализируйте, как часто возникают ошибки в текущем процессе выполнения задач и каковы их последствия.


Пример:
Возьмем для примера следующую задачу: рассылка писем. Это рутинная работа, которую выполняет человек. Допустим, что на каждое письмо он тратит по 2 минуты, и отправлять нужно 240 писем каждый день. Человек потратит на это 480 минут = 8 часов за день. Также человеку необходима оплата труда 5 $/час, что добавляет в потраченные ресурсы денежный коэффициент.

Теперь рассмотрим эту задачу со стороны автоматизированного процесса рассылки писем. Все 240 писем отправляются автоматически системой в одно и то же время. Затрата времени — всего несколько секунд. Допустим, что разработка и внедрение автоматической рассылки писем займет 5 дней и будет стоить 250 $.

Посчитаем выгоду (за 20 рабочих дней):

Затраты = (Время работы в часах за день) * (Количество рабочих дней в месяце) * (Ставка оплаты труда в час)

Человек работает 8 часов в день.
Затраты за день = 8 часов * 5 $/час = 40 $
Затраты за месяц = 40 $/день * 20 дней = 800 $
Затраты на автоматизацию = 250 $ (за 5 дней)

Выгода от автоматизации:
Выгода = 800 $ - 250 $ = 550 $

Если рассматривать автоматизацию в долгосрочной перспективе, то выгода будет расти. Чем дольше используется автоматизированный продукт, тем больше его выгода.

Посмотрите статью, она будет вам полезна: «Как снизить затраты на IT-разработку без потери качества?»

Возврат инвестиций в автоматизацию (ROI) представляет собой показатель эффективности инвестиций в проекты по автоматизации.

ROI = (Прибыль от автоматизации — Затраты на автоматизацию) / Затраты на автоматизацию * 100%

Возьмем пример:
Прибыль от автоматизации = 550 $
Затраты на автоматизацию = 250 $
ROI = (550 — 250) / 250 * 100%
= 300 / 250 * 100%
= 1.2 * 100%
= 120%

В данном примере вложения в автоматизацию принесли прибыль равную 120% от изначальных затрат.

Неявная выгода от автоматизации — это преимущества, которые трудно измерить или оценить в числовом выражении, но они могут значительно повлиять на эффективность.

Поскольку неявные выгоды трудно оценить количественно, для их измерения часто используют качественные методы. Например, можно провести опросы сотрудников до и после внедрения автоматизации для оценки изменения уровня их удовлетворенности работой.

Примеры неявной выгоды от автоматизации:

• Улучшение качества работы

Автоматизация может привести к более стабильному и высокому качеству продукции за счет уменьшения человеческого фактора.

• Повышение удовлетворенности сотрудников

Снижение рутины и уменьшение нагрузки на сотрудников может улучшить их общее благополучие и удовлетворенность работой.

• Повышение лояльности клиентов

Улучшение качества продукции и обслуживания может привести к повышению удовлетворенности клиентов и их лояльности к бренду.

• Укрепление имиджа компании

Внедрение передовых технологий может улучшить восприятие компании на рынке, привлекая новых клиентов и партнеров.

• Снижение риска ошибок

Автоматизация уменьшает вероятность ошибок, что может привести к снижению затрат на исправление ошибок и компенсацию ущерба.

• Увеличение гибкости бизнеса

Автоматизированные системы легче масштабировать и адаптировать под изменяющиеся условия рынка.

Оценка неявной выгоды требует комплексного подхода, включая анализ данных, опросы и другие методы сбора информации, чтобы уловить и измерить эти менее очевидные преимущества автоматизации.

Успех автоматизации зависит от множества факторов. Взаимодействия и взаимопонимание заказчика с разработчиком также играет большую роль. К автоматизации тоже нужна подготовка.

Поставьте цель, которую нужно реализовать. Чтобы все получилось, необходимо самому понимать, какой результат вы ожидаете.

Например, моя цель — автоматизировать процесс обработки заявок для ускорения работы и снижения вероятности ошибок. Я должен четко понимать, как обрабатывается заявка, все нюансы и какие пункты в обработке нужно автоматизировать.

После того как мы поставили цель и знаем, чего хотим, нужно составить список бизнес-процессов.

Возьмем тот же пример с автоматизацией обработки заявок. Из каких пунктов состоит обработка заявки?

• Получение заявки.
• Регистрация и проверка заявки.
• Назначение ответственного.
• Обработка и мониторинг заявки.
• Завершение и уведомление клиента.
• Анализ и улучшение.

Теперь нужно проанализировать все вводные. Какие из процессов будут автоматизировать, а какие нет? Сколько времени необходимо? Какая стоимость автоматизации?

Эти и другие факторы нужно учитывать. Подробнее в статье: «Стоимость IT-продукта: от идеи до выхода на рынок».

Составляем план для достижения цели. Нам нужно продумать все поэтапно. Если мы рассматриваем пример обработки заявок, то план будет следующий:

• Оценка процесса.
• Выбор и настройка системы управления заявками.
• Интеграция существующих систем.
• Обучение персонала.
• Тестирование и отладка.
• Постепенное внедрение.
• Мониторинг и оптимизация.
• Обновление и развитие системы.

Тут речь идет про взаимодействие разработчиков и заказчиков. Заказчик должен четко передать свои желания, а ответственные их понять и реализовать. Нужны доверительные отношения.

Бывают случаи, когда заказчик не знает, что именно он хочет и просит сделать удобно и красиво. В таком случае ПМ-у не с чем работать, потому что нет никаких вводных. Чтобы избежать таких ситуаций, необходимо выстроить взаимосвязь.

Контролировать, наблюдать, комментировать — все это необходимо для успеха. Когда заказчик принимает активное участие в процессе разработки и всегда на связи, это не только ускоряет процесс, но и дает возможность контролировать, наблюдать и понимать.

Можете доверить процесс разработки нам оставив заявку на сайте. Еженедельные демо результата, гибкая система оплаты и полная прозрачность процесса.