Как и когда нужно описывать процессы?

В этой статье мы рассмотрим, как и когда нужно их описывать.

• Ясное представление

Помогает сотрудникам понять работу организации, шаги к достижению целей. Что делает процесс более прозрачным и помогает сотрудникам лучше ориентироваться в своих задачах.

• Улучшение эффективности

Компания может определить и устранить ненужные операции, лишние траты ресурсов и время, а также оптимизировать последовательность действий. Это помогает повысить общую производительность компании, сократить издержки и достичь более эффективных результатов.

• Установление контроля

Помогает компании мониторить и измерять результаты, чтобы отслеживать свой прогресс и принимать меры для улучшения процессов, если они не соответствуют ценностям. В конечном итоге, это помогает компании быть более адаптивной к изменениям внешней среды и достигать своих долгосрочных целей, удовлетворяя потребности клиентов.

• Быстрая оптимизация

Дает возможность выявить ошибки и устранить их еще до того, как они могут повлиять на качество работы.

• Обучение и передача знаний

Структурированные и подробные описания бизнес-процессов облегчают адаптацию новых сотрудников, позволяя им быстрее освоить свои роли и понять, как их обязанности связаны с работой других сотрудников. Это также помогает в случае необходимости заменить или делегировать обязанности между сотрудниками.

Прежде чем начать описывать бизнес-процессы, нужно знать их типы и классификации, чтобы сделать это более грамотно.

Существует несколько классификаций, но наиболее распространенные бизнес-процессы можно разделить на 3 группы:

1. Основные
Являются ключевыми процессами в компании, которые приносят прибыль. Включают в себя производство, маркетинг, продажи и обслуживание клиентов.

2. Вспомогательные
Помогают вашему бизнесу функционировать гладко и эффективно. Они не имеют прямого отношения к созданию продукта или предоставлению услуг, но необходимы для поддержки основных процессов. Например, управление людьми, финансами (бухгалтерия), информационные технологии (компьютеры, программное обеспечение), закупки (покупка необходимых материалов и оборудования) и управление поставками (контроль поставок и логистика).

3. Управленческие
Эти процессы связаны с принятием решений и планированием на более высоком уровне.
Они помогают руководить бизнесом и достигать стратегических целей. Включает в себя такие вещи, как разработка стратегии для развития бизнеса, планирование бюджета, контроль выполнения задач, управление изменениями и оценка результатов.

Важно помнить, что все эти процессы взаимосвязаны и влияют друг на друга.

Обычно компании нужно описывать свои процессы по 3-м причинам:

• Оптимизация существующих процессов

Когда уже имеется устоявшийся бизнес, описание поможет выявить слабые места с возможностью для улучшения.
Анализы всех процессов позволяют определить ненужные шаги, узкие места, незначительные задачи и другие области, которые могут быть оптимизированы для повышения эффективности.

• Внедрение новых систем

При интеграции систем или технологий может потребоваться изменение бизнес-процессов. Это поможет понять, как внедрение новых систем повлияет на текущие операции и какие изменения нужно внести для успешного внедрения.

• Обучении сотрудников

Также важно упомянуть, что это полезно в случае обучения новых сотрудников или внедрения новых процедур в организацию. Когда имеется четкое описание, новым сотрудникам гораздо легче понять, как точно выполнять свои обязанности, что, в свою очередь, способствует единообразию и согласованности в выполнении задач.

Шаг 1. Определение целей
Первым делом нужно записать все функции, которые выполняются в бизнесе. Важно учесть все ключевые задачи, которые необходимые для достижения целей бизнеса. Затем эти функции группируются в три категории: основные, вспомогательные и в процессы управления. Таким образом, станет ясно, какие процессы важны и требуют особого внимания.

Шаг 2. Выписывание задач
Для каждого процесса составьте свой план действий, в котором будут описаны конкретные шаги (задачи), которые помогут в успешной реализации целей. Учитывайте последовательность действий и взаимосвязь между различными задачами. Такой подход помогает внести ясность и выявить возможности для оптимизации.
Тут вам может помочь разделение задач на чек-листы в таких сервисах, как: Notion, Trello и Битрикс24.

Шаг 3. Составление структуры
Структурирование необходимо для лучшего понимания и управления процессами. Создайте иерархию, в которой основные процессы находятся наверху, а подпроцессы и задачи — внизу. После сделайте связи между различными процессами и подпроцессами, чтобы показать поток данных, информации и ресурсов между ними. Разработайте структуру, которая ясно отображает иерархию и логику выполнения бизнес-процессов.
С этим вам могут помочь эти сервисы: Enterprise Architect, ArchiMate и BizzDesign.

Шаг 4. Визуализация процессов
После того, как мы собрали структуру процесса, можно его визуализировать в виде блок-схемы.
Вы можете это описать в любом сервисе для создания mind-карт, такие как: Miro, Mindmeister и Xmind. Также использовать диаграммы и графики, чтобы наглядно представить структуру и последовательность процессов.