Консультация
  • Главная
    /
  • Блог
    /
  • 7 действенных шагов подготовки к автоматизации

7 действенных шагов подготовки к автоматизации

автоматизация

для предпринимателей в 2023

Всем привет! На связи Максим Беляков, основатель компании «Sailet». Хочу в серии статей раскрыть вам тему автоматизации бизнес-процессов. Ответить на вопросы: кому, когда и на каком этапе это необходимо внедрять.

Максим Беляков
основатель Sailet и автор статьи
Главное, чтобы на выходе у Вас был ясный ответ на вопрос:

Определение стратегии

Нужно ли это компании?
Ответьте для себя на вопросы:
Каким будет следующий шаг после успешного запуска?
Понятно ли как и куда развивать систему?
Вы можете использовать любой удобный инструментарий для этого: От GoogleDocs до заметок.
«Зачем именно компании сейчас нужна автоматизация?»
У любого бизнеса имеются ключевые цели. Планируя автоматизировать процессы, выберите 1 конкретную цель, чтобы не размывать фокус.
1. Технологическое;
2. Ресурсное;
3. Рыночное;
4. Инновационное;
5. Культурное;
6. Управленческое.
  • Сокращение издержек на х%;
  • Расширение лояльности клиентов;
  • Мониторинг процесса и т.д.
Частая ошибка предпринимателей — думать, что автоматизация решит все проблемы. Это не так.
Сопоставление с ключевыми
бизнес-целями
Например (каждый пункт — отдельная цель):
Важно!
Автоматизацию нужно запускать только когда основные процессы работаю и бизнес не пытается выжить.
Именно поэтому сначала стратегия, затем остальное.
Если у Вас нет информации, какой результат у процесса, какие входные данные и какой результат у каждой задачи внутри процесса. Вам рано в автоматизацию.
Процессы всегда строят и контролируют люди. Системы лишь отслеживают и упрощают.
Если бизнес уже вырос, пригласите аналитика, дайте задачу руководителям отделов. Но, сделать это нужно обязательно.
т.е. подрядчик растянет сроки внедрения/разработки, сотрудники будут пользоваться другими системами и т.д. Используйте любой инструментарий, который будет воспринят людьми. От корпоративной википедии, до BPMN. Главное, чтобы было понятно.
Часто, предприниматель считает, что можно начать делать систему и по ходу построить процесс. К сожалению, так не работает.
Структурирование
процессов
Без структурированных процессов Вы получите бесконечную «автоматизацию».
Не нужно создавать процесс «с нуля» для автоматизации. Это будут огромные издержки.
Каждый раз будет переделываться архитектура, делаться «костыли», пользователи не смогут применять систему из-за понимания что делать и другие риски. В итоге, снова бесконечная «автоматизацию».
Предприниматель, который хочет сделать сразу все, не сделает в итоге ничего. Тоже самое с автоматизацией.
У вас есть стратегия, структурированные процессы и конкретная
цель. Расставьте приоритеты согласно этим данным.
Например:
Если данных недостаточно, идите в «поля». Смотрите, как работают сотрудники. Общайтесь с ними. Погрузитесь в процесс.
Расстановка
приоритетов
При расстановке приоритетов опирайтесь только на реальные данные.
Если Вы хотите автоматизировать процесс уборки складов, а цель бизнеса оптимизация издержек на логистику, то не стоит делать систему для регистрации уборщик.
Собрав информацию, Вы можете проанализировать, какой из процессов максимально просто и быстро можно автоматизировать.
Не усложняйте. Протестируйте внедрение на самом прозрачном и понятном процессе согласно приоритетам.
Усиливание
сильного
Часто предприниматели считают, что автоматизация должна касаться сразу всей компании. Это не так. Каждая автоматизированная система собирается и внедряется по модулям.
В противном случае, Вы рискуете рискуете попасть в бесконечную «автоматизацию» и разочароваться.
К сожалению или счастью, бизнесы не уникальны в этом мире. Часто, предпринимателю не нужна персональная разработка.
Попробуйте внедрить готовый продукт. Это сэкономит деньги и время на проверку гипотезы.
Изучение готовых
решений
Персональная автоматизация (разработка) необходима, чтобы выделять/ускорять/учитывать нюансы бизнеса. Т.е. ту самую уникальность. 80% процессов компании не уникальны.
Переходите к разработке/доработке, только если готовый продукт не учитывает нюансы Вашей компании.
Обладая полной информацией, перечисленной выше, Вы по-другому посмотрите на сам процесс автоматизации.
Самое важное, увидеть конечный прогнозируемый результат автоматизации и как он отразиться на ключевых людях и целях.
Заключение
Об этом мы поговорим в следующей статье.
Есть проект?
мы готовы обсудить все детали