6 проблем в бизнесе

с которыми сталкивается каждый предприниматель при автоматизации

Логистическая компания «A» растет и масштабируется, и они решают автоматизировать свой бизнес, но совершают ошибку, стремясь охватить все аспекты своей компании.

Попытка автоматизировать все бизнес-процессы одновременно может стать крайне затратной и сложной задачей. Это может привести к тому, что процессы могут быть не полностью оптимизированы, а персонал будет испытывать трудности в адаптации к изменениям.

Для успешной автоматизации следует придерживаться следующего плана:

1. Приоритизация процессов:
Определите процессы, которые имеют наибольший вклад в прибыль и эффективность компании. Это могут быть, например, процессы, связанные с обработкой заказов, управлением запасами или обслуживанием клиентов.

2. Постепенное внедрение:
Начните с автоматизации выбранных приоритетных процессов. Обеспечьте полное понимание и поддержку со стороны сотрудников, заменивших ручную работу на автоматизированные решения.

3. Оценка результатов:
После внедрения автоматизации проанализируйте результаты. Измерьте улучшение эффективности, сокращение затрат и повышение качества работы.

4. Дополнительные этапы:
По мере того, как процессы становятся более стабильными и приносят больше пользы, можно переходить к автоматизации других процессов. Оценивайте каждый шаг и корректируйте план при необходимости.

Эффективная автоматизация начинается с планирования и последовательного внедрения, сосредотачиваясь на ключевых аспектах бизнеса.

Компания «B» недавно автоматизировала свой бизнес и разочаровалась, что за 3 месяца работы автоматизированного процесса, внедрение не окупает свои затраты.

Ожидания о быстром снижении расходов могут привести к разочарованию и отказу от проекта.

Будьте реалистичными. Планируйте долгосрочные выгоды от автоматизации, учитывая как начальные инвестиции, так и стоимость поддержки. Постепенное улучшение процессов обычно более эффективно, чем резкое изменение всей системы.

У компании «С» имеются большие издержки при ручном складском учете и проблемы с отчетностью товаров. Не существует четкого понимания того, как товар отпускается в продажу и какие регламенты используются. Бизнес-процессы не структурированы, что приводит к увеличению времени на поставку товаров клиентам.

Автоматизация таких процессов может оказаться трудной задачей, и результаты могут быть неудовлетворительными.

Перед автоматизацией сложных процессов проведите тщательный анализ. Возможно, потребуется предварительная оптимизация и упорядочение процессов, чтобы сделать их более подходящими для автоматизации.

Компания «D» успешно завершила процесс автоматизации и внедрения новой системы для управления заказами, однако она не предусмотрела интеграцию этой системы с уже существующими. В результате сотрудники сталкиваются с регулярными проблемами в работе, отсутствует согласованность бизнес-процессов, и руководство вынуждено затрачивать дополнительные ресурсы на решение интеграционных задач.

После завершения процесса автоматизации, новые технологии не могут эффективно взаимодействовать со старыми системами.

Компания внедряет систему управления заказами и не интегрирует ее с системой управления запасами. Все заказы и информация о продуктах, внесенные в систему управления заказами, не отражаются в других системах.

Сотрудники вынуждены ручным способом вводить данные о новых продуктах в систему управления запасами, что требует дополнительных временных и ресурсных затрат. Планы по автоматизации пересматриваются, и некоторые этапы внедрения новой системы компания запускает заново.

Планируйте интеграцию уже на этапе формирования ТЗ для проекта автоматизации. Учтите все особенности как новых, так и старых систем, разработайте подробный план их взаимодействия и оцените возможные затраты.

Иногда предприниматели решают автоматизировать бизнес-процессы, которые редко происходят.

Расходы на автоматизацию могут оказаться неоправданными, если процессы редко повторяются.

Мы решили предоставить вам формулу, которая поможет определить, имеет ли смысл автоматизировать бизнес-процессы:

Чтобы понять, нужна ли оптимизация процесса, можно использовать простую формулу:

Необходимость оптимизации = (Затраты времени * Затраты ресурсов)/Выходной результат

Если значение этой формулы высокое, это значит, что процесс неэффективен и его стоит оптимизировать.


Пример:
Затраты времени: 10 часов (на одну задачу)
Затраты ресурсов: 3 сотрудника
Выходной результат: 5 выполненных задач

Необходимость оптимизации = (10×3)/5 = 6

Здесь значение 6 — достаточно высокое, что указывает на необходимость оптимизации процесса.

В опыте нашей студии, такой подход помогает быстро оценить, где «узкие места» и какие процессы стоит автоматизировать в первую очередь. Это экономит не только время, но и финансовые ресурсы.


Градация необходимости автоматизации может быть представлена в виде 3 уровней:

Высокая необходимость:

• Значение формулы > 10
• Срочно требуется автоматизация для устранения «узких мест».

Средняя необходимость:

• Значение формулы от 5 до 10
• Автоматизация будет полезна, но не является критически важной.

Низкая необходимость:

• Значение формулы < 5
• Автоматизация возможна, но она не даст значительного эффекта в ближайшее время.

Данные уровни позволяют быстро определить, какие процессы требуют внимания прямо сейчас. Это не только ускорит принятие решений, но и оптимизирует распределение ресурсов.

Иногда предприниматели не полностью понимают свои собственные бизнес-процессы.

Недостаточное понимание бизнес-процессов собственной компании является серьезным барьером для успешной автоматизации. Эта проблема может проявиться в виде нечетких представлений о том, какие именно процессы нуждаются в оптимизации, а также какие именно задачи следует автоматизировать. Неопределенность в этом вопросе может привести к неверным решениям и потере ресурсов.

1. Детальное исследование процессов:
Прежде чем начинать автоматизацию, необходимо тщательно изучить и документировать все текущие бизнес-процессы компании. Это позволит получить ясное представление о том, какие шаги и задачи включены в каждый процесс.

2. Выявление слабых мест:
Определите узкие места и проблемы в текущих процессах. Это может включать в себя замедления, избыточные этапы, ошибки или несоответствия стандартам.

3. Консультация с экспертами:
По возможности, обратитесь к опытным специалистам или консультантам по автоматизации бизнес-процессов. Наша компания предоставляет бесплатные консультации, в ходе которых мы дадим вам полезные рекомендации по оптимизации и автоматизации ваших задач.

4. Постепенное внедрение автоматизации:
Не торопитесь с автоматизацией. После более глубокого понимания бизнес-процессов начните внедрять автоматизацию постепенно. Это поможет избежать ошибок и непредвиденных проблем, а также убедиться, что автоматизированные решения соответствуют реальным потребностям компании.

Непонимание собственных бизнес-процессов может стать критической преградой на пути к успешной автоматизации. Тщательное исследование, консультации с экспертами и постепенное внедрение помогут предпринимателям более эффективно оптимизировать и автоматизировать свой бизнес.

Внедрение автоматизации бизнес-процессов становится необходимым на разных этапах развития компании.
Ниже приведены ключевые моменты, когда автоматизация может оказаться наиболее выгодной и эффективной:

1. Объем операций растет:
Когда ваша компания начинает масштабироваться и объем операций увеличивается, автоматизация позволяет управлять большими данными и процессами более эффективно.

2. Оптимизация рабочих процессов:
Если у вас есть процессы, которые можно стандартизировать и оптимизировать, автоматизация позволяет устранить человеческие ошибки и ускорить выполнение задач.

3. Увеличение конкурентоспособности:
Автоматизация может повысить конкурентоспособность вашей компании, обеспечивая более быстрое реагирование на изменения на рынке и улучшая обслуживание клиентов.

4. Сокращение издержек:
Автоматизация может помочь снизить операционные издержки, так как уменьшает необходимость в большом количестве рабочей силы.

5. Следование требованиям регулирования:
В случае, если ваша индустрия подвержена строгим регуляторным требованиям, автоматизация помогает обеспечить соблюдение норм и стандартов.

6. Анализ данных:
Автоматизация позволяет собирать и анализировать большие объемы данных, что может быть ценным для принятия стратегических решений.

Не важно, на какой стадии ваша компания находится, наша команда подскажет решение и разработает веб или мобильную систему, чтобы увеличить эффективность и конкурентоспособность вашего бизнеса. Свяжитесь с нами, чтобы обсудить ваши конкретные потребности и разработать план автоматизации подходящий именно для вас.

Заключение

Автоматизация — мощный инструмент для развития бизнеса, но её внедрение требует внимательного планирования и анализа. Разумный подход к автоматизации поможет избежать многих проблем и обеспечит успешное развитие компании. Важно помнить, что автоматизация — это инвестиция в будущее бизнеса, которая может значительно повысить его эффективность и конкурентоспособность.