Цель более верхнеуровневая, отвечает на вопрос: «Какой эффект ожидается после успешной реализации?».
Задача более конкретная сущность. Для постановки задач есть много методологий. Мы используем SMART. Другими словами задача обязательно должна быть: конкретная, достижимая, измеримая, значимая (реалистичная), ограниченная по времени.
Существуют расширенные версии методологии SMART, которые дополняют больше параметров задачи. Например:
SMARTER;
SMARTTA;
SMARRT;
и другие. Каждый выбирает под собственные нужны.
Пример одного из реализованных проектов:
Агрегация требований
цели и задачи будущего проекта;
Первый и важный этап в создании проекта. Здесь определяются и формируются:
точный бюджет и сроки;
структура, приоритеты и видение.
конкурентные преимущества и ожидания пользователей;
Важная деталь! Цели и задачи часто путают, но это 2 разные сущности.
Цель проекта— ускорить время обработки запроса клиента и запуск в производство.
Например:
До конца месяца сократить время обработки запроса клиента на 20% за счет внедрения системы принятия заявок и обучения 50% операторов.
Например:
Цель проекта: Сократить издержки на обслуживание и ведение клиентов компании путем создания автоматизированной веб-системы.
Задачи проекта:
Ускорить процесс добавления новой компании на 90%;
Исключить оператора из процесса добавления компании;
Сократить время обработки заявки на 20%;
Исключить оператора из процесса генерации отчетности;
Добавить рекуррентную оплату с компаниями.
и ожидания пользователей
Если вы дошли до этапа автоматизации, у вас уже есть конкурентное преимущество. Существует несколько видов конкурентного преимущества:
Чтобы понять, что действительно важно, нужно использовать 2 ключевые техники:
Глубинный опрос текущих клиентов;
Конкурентный анализ.
Не будем расписывать про технологии, потому что это в основном функция маркетинга. Перечислим основные списком: 1. SWOT анализ; 2. Анализ по Портеру; 3. PEST; 4. CustDev; 5. От 4P до 7P.
раньше, у нас это выглядело так. Где красный прямой конкурент, желтый прямой конкурент с доп. услугами, зеленый не наш сегмент, синий потенциальный партнер.
Конкурентные преимущества
У вас может быть одно явное преимущество, а может быть везде понемногу.
На рынке разработки отсутствует понятие средней цены. Один и тот же проект может иметь вилку с разбегом в 10х, как по стоимости, так и по сроку реализации.
Дело тут вовсе не в жадности владельца. Внутри заложено достаточно много процессов, которые иногда не оцениваются. Тестовая среда, ведение, тестирование проекта, профессионализм команды, нагруженность, обучение и много чего еще. Даже использование платной/бесплатной/собственной графики с авторскими или без правами.
Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.
По первому пункту необходимо смотреть на следующие параметры:
Отзывы;
Построение процесса работы;
Релевантный опыт;
Подход к работе на начальных этапах;
Обещания — результат;
Рейтинги, портфолио, репутация.
Со вторым все сложнее... Считаем следующие данные:
Для оценки прогнозируемых сроков и стоимости можно использовать следующие методы: 1. Колокол Гаусса; 2. Распределение Пуассона; 3. Сверху-вниз/снизу-вверх; 4. Метод теории игр; 5. Метод освоенного объема.
Но, чаще всего для бизнеса это rocket science, поэтому находятся релевантные команды и проект стартует. Либо используются гибкие методологии ведения проекта. Об этом расскажем чуть позже.
Определение бюджета и сроков
Но, вам важно понять только 2 параметра: 1. Выполнит ли конкрентная компания проект; 2. Окупятся ли вложения.
часто ROI считают только по прямым затратам, забывая про косвенные. Например, затраты на обучение сотрудников обновленному процессу, внедрению системы, возможный отсев пользователей и т.д.
ROI = инвестиции/ожидаемый результат в деньгам * 100%
пример оценки диапазона трудозатрат по часам.
В зависимости от планируемого формата ведения проекта, необходим разный формат технического задания.
В классической водопадной модели, техническое задание является основным документом.
Чаще всего, бизнес опрашивает несколько студий и делает конкурентный лист с ориентировочной вилкой и ключевыми преимуществами.
Половина из этих пунктов недостаточно или избыточно детализированы. Вторая половина трактуется двояко.
Мы рекомендуем: Описывать основные вехи проекта и декомпозировать задачи по спринтам. Но, даже первичное ТЗ полезно для всех сторон, так как формирует понимание результата у всех сторон.
Список инструментов, которые могут помочь: 1. Miro; 2. Microsoft Project; 3. Figma; 4. MakeMyPersona; 5. LucidChart; 6. Camunda; 7. Aiava; 8. GanttPro; 9. Trello; 10. Asana; 11. GoogleDocs; 12. и множество аналогов.
пример mindmap одного из модулей для демонстрации структуры.
Составление технического задания
Техническое задание (дальше ТЗ) должно включать в себя: 1. Цели и задачи; 2. Описание дизайна и прототип; 3. Структура проекта; 4. Роли; 5. Описание функциональных блоков; 6. Описание специальных требований; 7. Требования к безопасности; 8. Стоимость и срок реализации; 9. Критерии приемки работ; 10. Описание процесса.
пример описания процессов для автоматизации.
Выше, мы описали ключевые этапы, которые позволят вам сформировать ясный и понятный результат от запуска автоматизации.
Все это нужно/можно делегировать. Но, надеемся, что справились с задачей и вы теперь четко знаете процесс прогнозирования результата.